Business as (un)usual - Führungskräfte berichten aus der virtuellen Arbeitswelt

Ein kleines Virus zeigt weltweit große Wirkung. Die Coronapandemie hat nicht nur unser gesellschaftliches, sondern auch unser Arbeitsleben gehörig verändert. Homeoffice und digitale Kollaborationsplattformen gehören nun zum Standard – und stellen neue Anforderungen an Mitarbeitende und Führungskräfte. In unserer Kolumne berichten HCF-Mitglieder darüber, wie sich ihr Arbeitsalltag gewandelt hat, was sie aus der verstärkten Virtualität schöpfen und von welchen Learnings wir alle profitieren können.

Folgt uns unter #businessasunusual. Wir freuen uns auf eure Beiträge!

„Die regelmäßige Abstimmung mit dem Team ebenso wie mit den Kindern hilft, sämtliche Bedürfnisse in Bahnen zu lenken.“

Nicole Zblewski,
stv. Abteilungsleiterin bei der apoBank und Mentee beim HCF e.V.

Wie hat die Coronapandemie mein Arbeitsleben verändert?

Ich habe bis Ende Mai ausschließlich im Homeoffice gearbeitet, so wie fast alle anderen meiner Kollegen und Kolleginnen. Vorher war dies in unserer Abteilung nicht möglich.

Welche Herausforderungen erlebe ich in meinem neuen Arbeitsalltag?

Eine der größten Herausforderungen als arbeitende Mutter von zwei Kindern ist die Vereinbarkeit von Homeoffice und Homeschooling. Auch die täglichen Telkos mit meinem zehnköpfigen Team zur Abstimmung fordern ihren Tribut. Da es noch verbleibende Kollegen und Kolleginnen im Büro gibt, gilt es hier, deren Motivation auch aus der Ferne aufrechtzuerhalten. Und eine Herausforderung am Ende des Tages ist nicht zu unterschätzen: Den Feierabend konsequent durchzuhalten. Mit dem PC vor Augen im Wohnzimmer unterliegt man manches Mal der Verlockung, „schnell nochmal“ weiterzuarbeiten.

Wie löse ich diese Herausforderungen effizient?

Die regelmäßige Abstimmung mit dem Team ebenso wie mit den Kindern hilft, sämtliche Bedürfnisse in Bahnen zu lenken. Ich versuche, auch aus der Ferne alle Teammitglieder wieder „einzufangen“, damit die Motivation nicht leidet. Und für das Verschwimmen von Feierabend und Freizeit hilft es mir, feste Strukturen in den Alltag zu bringen.

Was nehme ich kurz-/ mittel- oder langfristig aus dieser Zeit mit?

Diese Zeit bietet uns viel Raum zur Neuausrichtung. Ich hinterfrage Ziele und Prioritäten, beschäftige mich mit der Frage: Was ist wirklich wichtig?

Wie führe ich mein Team derzeit und schaffe es gleichzeitig mein Team und mich motiviert zu halten?

Auch dabei hilft mir die regelmäßige Abstimmung in der Team-Telko, aber auch die bilaterale Abstimmung, um die vorhandene Stimmung bei jedem einzelnen Teammitglied einzufangen.

Was nehme kurz-/ mittel- oder langfristig aus dieser Zeit mit?

Homeoffice ist zum Teil sinnvoll und effektiv, allerdings beschränkt auf zwei bis drei Tage in der Woche, physische Präsenz zum Austausch ist m.E. unabdingbar.

Werde ich in Zukunft vermehrt auf Videokonferenzen anstelle von Face2Face Meetings zurückgreifen?

Diese Möglichkeiten sollten auf jeden Fall mehr genutzt werden!

„Die Fähigkeit des Zuhörens, der Motivation, des Coachings und des Führens hat sich stark verbessert und dafür bin ich sehr dankbar.“

Daniela Irmer,
Regionalleiterin bei Schaper & Brümmer GmbH und Co KG sowie Juniormitglied beim HCF e.V.

Wie hat die Coronapandemie mein Arbeitsleben verändert?

Die überwiegende Tätigkeit im Außendienst, Coachings oder Begleitbesuche wurden komplett ins Büro verlagert.

Wie löse ich diese Herausforderungen effizient?

Ein gewisses Maß an Routine ist mir sehr wichtig, um nicht ins „Trudeln und Trödeln“ zu geraten. Dazu gehört für mich auch angemessene Kleidung, selbst wenn kein Webmeeting ansteht, und Ordnung auf und unter dem Tisch, auch wenn die Kamera das nicht erfasst ;-).  So kann ich mich mit Körper und Geist auf meine Aufgaben konzentrieren.
Außerdem ist mir der stetige Kontakt und Austausch zu meinem Kollegen sehr wertvoll.

Wie führe ich mein Team derzeit und schaffe es gleichzeitig mein Team und mich motiviert zu halten?

Da ich mein Team größtenteils „virtuell“ führe, ist diese Situation fast Alltag. Für den Außendienst gleicht das einer Bestrafung ;-). Ich habe mit ermunternden Mails, unterstützenden Tabellen zur Datenpflege, kleinen Videos mit Sportübungen, leckeren Rezepten, Postversand von Schokolade, ganz viel Humor und auch Wertschätzung in den Gesprächen mein Team motiviert gehalten.
 
Meine persönliche Motivation ist, an der Situation zu wachsen, neue Optionen der Kommunikation zu finden, mich auch nebenher weiterzubilden und nicht zuletzt die positive Rückmeldung meines Teams, das die oben genannten Maßnahmen sehr begrüßt hat.

Was nehme ich kurz-/ mittel- oder langfristig aus dieser Zeit mit?

Ich werde auf alle Fälle die Meeting-Tools weiternutzen. Und ich nehme neu entdeckte Stärken für mich mit: Stärken der Organisation und Koordination, der Kreativität, meine Technikaffinität. Ebenso hat sich die Fähigkeit des Zuhörens, der Motivation, des Coachings und des Führens stark verbessert und dafür bin ich sehr dankbar. Diese Stärken werde ich beibehalten und für die Zukunft optimieren. Ich kann auf mich vertrauen und mein Team kann es auch.
 
Privat bin ich täglich bis zu 10 Kilometer spazieren gegangen, das tat mir sehr gut und ich möchte so weitermachen, ebenso habe ich das Meditieren für mich entdeckt.

Werde ich in Zukunft vermehrt auf Videokonferenzen anstelle von Face2Face Meetings zurückgreifen?

Ja, da sich das Team maximal drei Mal im Jahr physisch auf Tagungen begegnet und sich meine Region vom Schwarzwald bis nach Greifswald erstreckt. Es hat sich während der Pandemiebeschränkungen als sehr hilfreich und motivierend erwiesen, die Gesichter der Kollegen und Kolleginnen zu sehen. Ebenso zum „Vertonen“ von Tabellen oder angepassten Strategien ist die Möglichkeit eines Webmeetings oder Webcasts genial und kann auf schnellem Wege geschehen.

“Diese Zeit schenkt viel Raum zur Neuausrichtung”

Dr. Alexandra Goll,
Managing Director BioPharma Advisory

Wie hat die Coronapandemie mein Arbeitsleben verändert?

Da ich ohnehin viel im Homeoffice arbeite, hat sich mein Arbeitsleben nicht gravierend verändert. Lediglich meine Reisetätigkeit ist zurzeit nur eingeschränkt oder gar nicht möglich.

Welche Herausforderungen erlebe ich in meinem neuen Arbeitsalltag?

Die Strukturierung von Homeoffice und Freizeit stellt für mich derzeit eine Herausforderung dar.

Wie löse ich diese Herausforderungen effizient?

Neben meinem beruflichen Terminplan führe ich auch einen Aktivitätskalender, der für den nötigen Ausgleich zur Arbeit sorgt. Darin stehen jetzt z.B. Online-Yoga-Termine.

Was nehme ich kurz-/ mittel- oder langfristig aus dieser Zeit mit?

Diese Zeit bietet uns viel Raum zur Neuausrichtung. Ich hinterfrage Ziele und Prioritäten, beschäftige mich mit der Frage: Was ist wirklich wichtig?

Werde ich in Zukunft vermehrt auf Videokonferenzen anstelle von Face2Face Meetings zurückgreifen?

Ja, sehr viel mehr! Ich hatte Ende März beim Partnering sogar eine komplette Konferenz online, unsere wöchentlichen Meetings laufen via Microsoft Teams, Zoom, Skype usw. Das funktioniert exzellent.

„Die Arbeit mit meinen Mitarbeiterinnen ist intensiver geworden. Die interne Entwicklungsarbeit erhält mehr Raum, das wirkt sich extrem positiv auf die Stimmung meiner Mitarbeiterinnen aus. Und das motiviert mich wiederum deutlich.“

Prof. Dr. Clarissa Kurscheid,
Geschäftsführerin der FiGuS GmbH, Forschungsinstitut für Gesundheits- und Systemgestaltung und Studiengangsleitung an der Europäischen Fachhochschule Köln (EUFH)

Wie hat die Coronapandemie mein Arbeitsleben verändert?

Der März war eigentlich dicht, plötzlich wurde ein Termin nach dem anderen abgesagt. Einerseits war ich beunruhigt, andererseits hatten wir noch so viel im Büro zu tun, dass ich zunächst wenig Entlastung spürte. Wir haben in der Bürogemeinschaft mit den drei dort ansässigen Unternehmen aber recht schnell unser Raumkonzept verändert, so dass mir Gesprächspartnerinnen im direkten Kontakt wegfielen. Gleichzeitig beschloss die Hochschule, Vorlesungen auf Onlinebetrieb umzustellen, was meine Zeit ebenfalls in Anspruch nahm. Somit hat sich im März außer der wegfallenden Reisetätigkeit und dem fehlenden direkten Kontakt bei meiner persönlichen Arbeitslast nicht viel verändert. Im April wurde das anders und wir haben im Team geschaut, was wir an weiteren Tätigkeiten initiieren können. Die Arbeit findet inzwischen überwiegend digital statt. Zum einen werden alle Vorlesungen online angeboten, aber auch unsere Workshops und Webinare mit Kundinnen und Kunden finden online statt. Eines ist jedoch gleichgeblieben: Der Anteil der Telefonate, denn die Verbindung findet häufig in bilateralen Gesprächen in Teams oder Webex statt.

Welche Herausforderungen erlebe ich in meinem neuen Arbeitsalltag?

Die Arbeit über digitale Medien erfordert eine andere Konzentration. Mein neuer Arbeitsalltag ist geprägt von deutlich intensiveren Einheiten vor dem PC, sei es durch Webinare etc. oder mehr Ruheeinheiten, die konzentriertes Arbeiten ermöglichen. Das Verfassen von Artikeln schiebe ich jetzt nicht mehr zwingend in den Abend oder aufs Wochenende. Die Arbeit mit meinen Mitarbeiterinnen ist zudem intensiver geworden. Ich befasse mich viel mehr mit ihnen, halte häufiger Rücksprache, das informelle Gespräch hat mehr Raum erhalten  ̶  sowohl in der Hochschule als auch im Institut.
Eine große Herausforderung ist, dass die Arbeit einerseits weniger geworden ist, aber andererseits auch kreativer. Wir schauen stärker auf Themen, die wir bearbeiten könnten und versuchen, daraus neue Businessmodelle zu entwickeln. Eine weitere Herausforderung ist der Erhalt des Tagesrhythmus. Unabhängig von der Arbeitslast gehe ich weiterhin jeden Morgen gegen 7 Uhr ins Büro, damit ich meinen Rhythmus gleich halte.

Wie löse ich diese Herausforderungen effizient?

Für mich sind Tagesrhythmus und strukturierte Abläufe wesentliche Elemente dafür. Ansonsten versuche ich, regelmäßige Gespräche im Netzwerk zu organisieren, um so an Informationen zu kommen und gemeinsame Planungen zu entwickeln. Der Anteil der täglichen Recherche im Netz und das Lesen liefert mir viele Ideen.

Wie führe ich mein Team derzeit und schaffe es gleichzeitig mein Team und mich motiviert zu halten?

Mein Team kann weiterhin ins Institut kommen, das erleichtert die Zusammenarbeit ungemein. Ich motiviere mein Team, in dem ich mehr für meine Mitarbeitenden da bin. Das genießen alle hier. Sie erhalten auch mehr Freiheiten im Hinblick auf ihre Arbeitseinteilung und ihren Arbeitsalltag. Ich spreche viel intensiver mit ihnen und entwickle mit ihnen gemeinsame Ziele. Beispielsweise erarbeiten wir gerade die Planung für die Promotion einer Mitarbeiterin. Somit erhält die interne Entwicklungsarbeit mehr Raum. Das wirkt sich extrem positiv auf die Stimmung meiner Mitarbeiterinnen aus – und das motiviert mich wiederum deutlich.

Was nehme ich kurz-/ mittel- oder langfristig aus dieser Zeit mit?

Wir haben unser Institut durch die forschungsintensive Tätigkeit mit einem neuen Fokus ausgerichtet. Die Versorgungsforschung steht nun noch mehr im Mittelpunkt unserer Arbeit. Ich habe eine größere Nähe zu meinem Team entwickelt und diese möchte ich auch gerne beibehalten.

Werde ich in Zukunft vermehrt auf Videokonferenzen anstelle von Face2Face Meetings zurückgreifen?

Digitale Vorlesungen werden zum Teil bleiben und auch ein Teil meiner Treffen werden in Zukunft vermehrt digital stattfinden. Allerdings ist das Netzwerken und informelle Gespräch nicht mit Online-Tools zu ersetzen. Für bestimmte Themen bleibt es unerlässlich, sich von Angesicht zu Angesicht zu treffen. Darauf möchte ich auch in Zukunft nicht verzichten.

„Sicher ist, dass wir in der Corona-Zeit viel besser gelernt haben, abteilungsübergreifend zu denken und zu arbeiten. Die Corona-Zeit hat auch neue Strukturen geschaffen, abseits der üblichen hierarchischen Pfade. Diese neuen Wege gehen wir weiter.”

Gudrun Kreutner,
Mitglied der Geschäftsleitung und Leitung Unternehmenskommunikation Wort & Bild Verlag

Wie hat die Coronapandemie mein Arbeitsleben verändert?

Alle Abläufe und Strukturen wurden neu gedacht. Wir haben schlagartig einen Krisenstab gegründet, dem auch ich angehöre, wo täglich Entscheidungen zur Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter getroffen werden. Innerhalb kürzester Zeit waren 80 Prozent der Belegschaft im Homeoffice, bestens ausgestattet mit Laptops, Handys, Videokonferenztools. Die neue Arbeitswelt ist vor allem auch eine neue Management-Welt, denn Führen funktioniert jetzt nach anderen Kriterien. Empathie wird noch wichtiger.

Welche Herausforderungen erlebe ich in meinem neuen Arbeitsalltag?

Der Wort & Bild Verlag als größter Gesundheitsverlag hat sein Angebot radikal ausgeweitet. Unsere User wollen wissen, was Corona ist, wie man sich schützt, wann eine Impfung kommt usw. Mit ganz neuen Kanälen wie einem Podcast oder regelmäßigen Broschüren in Millionenauflage für unsere Apothekenkunden versuchen wir punktgenau, aktuell und seriös zu informieren.

Wie löse ich diese Herausforderungen effizient?

Die vielen neuen Aufgaben, die wir als Gesundheitsverlag zu meistern haben, gepaart mit den Herausforderungen der neuen Strukturen, sind groß. Wir versuchen, unsere Mitarbeiter und deren Familien bestmöglich zu unterstützen, wir statten sie mit Masken aus, versorgen sie mit Essen, schicken kleine Geschenke nach Hause und vieles mehr. Besonders wichtig ist, Struktur und Sicherheit zu geben.

Wie führe ich mein Team derzeit und schaffe es gleichzeitig, mein Team und mich motiviert zu halten?

Ich führe mein Team aus dem Homeoffice. Wir sprechen täglich. Da hat auch Frust oder Ärger Platz. Denn jeder Tag ist im Moment anders und jeder hat mit anderen Probleme zu kämpfen: manche müssen Homeschooling mit Homeoffice unter einen Hut bringen, für andere wird die Isolation manchmal erdrückend und wiederum andere haben mit der schwierigen Grenze zwischen Freizeit und Arbeit im Homeoffice zu kämpfen. Am besten hilft der direkte Austausch. Man muss die Dinge beim Namen nennen. Und jeder Erfolg gehört gefeiert.

Was nehme ich kurz-/ mittel- oder langfristig aus dieser Zeit mit?

Ich persönlich möchte meine Abendspaziergänge beibehalten. Jeden Tag mal eine Stunde raus an die frische Luft, das tut mir gut. Als Team nehmen wir für uns mit, dass es wahrscheinlich eine Kombination aus Office und Homeoffice braucht, um optimal zu arbeiten. Sicher ist, dass wir in der Corona-Zeit viel besser gelernt haben, abteilungsübergreifend zu denken und zu arbeiten. Die Corona-Zeit hat auch neue Strukturen geschaffen, abseits der üblichen hierarchischen Pfade. Diese neuen Wege gehen wir weiter.

Werde ich in Zukunft vermehrt auf Videokonferenzen anstelle von Face2Face Meetings zurückgreifen?

Im Moment leide ich an „Zoom Fatique“, also an einer Überdosis Videokonferenzen, aber das wird sich wieder legen. Sinnvoll ist künftig eine Kombination von persönlichen und virtuellen Treffen, vor allem um Reisekosten und Zeit zu sparen!

„Bei Kandidaten-Interviews muss ich mich jetzt stärker auf das bildliche oder telefonische „Gegenüber“ fokussieren, noch mehr Nuancen in den Antworten „herauslesen“ und zwischen den Zeilen „hören“.“

Claudia Gschwind,
Inhaberin (in Deutschland) und Chairwoman of the Board (in der Schweiz)
HealthCorp Partners GmbH und HealthCorp Partners AG

Wie hat die Coronapandemie mein Arbeitsleben verändert?

Es mag komisch klingen, aber ich habe für mich persönlich festgestellt, dass sich durch Corona in meinem Arbeitsleben viele positive Veränderungen ergeben haben. Als Personalberater verbringt man naturgemäß sehr viel Zeit auf Reisen, um direkt vor Ort mit dem Kunden zu sprechen. Besprechungen, die vor Corona unbedingt Face2Face sein mussten, gehen plötzlich doch auch per Videokonferenz. Das ist rein zeitlich deutlich effizienter und trägt mit zu dem bei, wonach wir alle suchen: Entschleunigung.
Das Thema Homeoffice ist für mich nicht neu, da ich als Mutter immer schon versucht habe, in der Zeit, in der ich nicht unterwegs bin, möglichst häufig im Homeoffice zu sein. Das ist bei mir etwas einfacher, weil ich eine eigene Büroetage – sozusagen eine kleine Zweigstelle zu den Hauptstandorten von HealthCorp Partners in Deutschland, Österreich und der Schweiz – in meinem Haus habe. Meine Tochter weiß, dass ich dort nicht gestört werden kann, das hat sie von klein auf gelernt. Ich habe dort echte „Büroatmosphäre“ und dabei auch noch genug Platz für etwaige Besprechungen mit Mitarbeitern. Aktuell laufen allerdings alle Team-Besprechungen und der regelmäßige Jour Fixe nur per Videokonferenz. Nach anfänglichen technischen Startschwierigkeiten klappt das jetzt super.

Welche Herausforderungen erlebe ich in meinem neuen Arbeitsalltag?

So schön die Zeitersparnis durch fehlende Reiseaktivitäten auch ist, so sehr fehlt – insbesondere durch die andauernden Kontakteinschränkungen – die persönliche Beziehung. Diese ist dauerhaft nicht zu ersetzen, weder zu unseren Kunden noch zu den Kandidaten/Kandidatinnen. Ich führe normalerweise ausschließlich persönliche Interviews, weil ich dadurch einen anderen Gesamteindruck erhalte. Es geht bei der Suche nach einem passenden Kandidaten oder einer Kandidatin ja nicht nur um fachliche Voraussetzungen, sondern auch um den persönlichen/kulturellen Fit. Dazu gehören Dinge wie die Körpersprache, der Gesamtauftritt bzw. die Erscheinung (gepflegte Hände bis hin zu geputztem Schuhwerk..., um nur einige zu nennen). Allein ein Händedruck ist schon sehr aussagekräftig. Das entfällt leider alles und macht es schwerer. Hier hilft mir nun die Erfahrung aus 25 Jahren Interviewführung.

Wie führe ich mein Team derzeit und schaffe es gleichzeitig mein Team und mich motiviert zu halten?

Nicht nur ich selbst, sondern auch meine Mitarbeiter haben seit langer Zeit die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten. Das wird rege in Anspruch genommen. Insofern ist das Thema „virtuelle Führung“ bei uns nicht neu. Etwaige Themenstellungen fachlicher oder persönlicher Natur werden genauso zeitnah angesprochen wie in den klassischen „Anwesenheitsoffices“.
In Zeiten von Corona sind allerdings neben optimalen technischen Voraussetzungen auch für alle einsehbare Projektlisten wichtiger als sonst, damit jeder Mitarbeiter auf dem gleichen Stand der Dinge ist. Zudem habe ich Mitarbeiter, die Homeoffice „können“. Es eignet sich nämlich nicht jeder dafür – es gehört Selbstdisziplin und ein sehr strukturierter Tagesablauf dazu, damit man sich nicht im Homeoffice „verliert“. Meine Mitarbeiter empfinden die Möglichkeit des heimischen Arbeitens als echte Bereicherung, weil sich morgendliche und abendliche Fahrtwege im Stau vermeiden lassen, oder man eben zur Mittagspause mit den Kindern zusammen am Tisch sitzen kann.

Was nehme ich kurz-/ mittel- oder langfristig aus dieser Zeit mit?

Das Wissen, dass man auch in ungewöhnlichen Zeiten ein Unternehmen erfolgreich führen kann – wenn alle mitziehen!

Werde ich in Zukunft vermehrt auf Videokonferenzen anstelle von Face2Face Meetings zurückgreifen?

Auf Bestands-Kundenseite würde ich mir das sehr wünschen und es sicher auch proaktiv noch öfter anregen. Bei Neukunden/Neukundinnen bleibe ich lieber bei Bewährtem, also bei persönlichen Kontakten, denn auch diese wollen einen persönlichen Eindruck vom Berater haben. Hinsichtlich der Interviews mit Kandidaten/Kandidatinnen bin ich froh, wenn ich wieder zu persönlichen Gesprächen zurückkehren kann. Das macht einfach mehr Freude!

“Wir haben unsere Arbeit viel flexibler gestaltet, diese Flexibilität möchte ich beibehalten”

Claudia Pühn,
Geschäftsführerin Anklam Extrakt GmbH

Wie hat die Coronapandemie mein Arbeitsleben verändert?

Im ersten Moment sehr stark, da ich normalerweise 70% Reisetätigkeit habe und auch kurzfristig eine Asienreise absagen musste. Das war erstmal sehr frustrierend. Doch dann haben wir sehr schnell auf Kundentermine per Videokonferenz umgestellt und konnten so unser Geschäft prima weiterführen.
Insgesamt als Firma waren wir rechtzeitig vorbereitet: Umfassendere Hygienekonzepte in der Produktion, Abstandsregeln, flexible Kinderbetreuungsmodelle, weitreichende Homeofficeregelungen. Weil eine enge Kommunikation mit unseren Mitarbeitern sehr wichtig ist, setzen wir in der Geschäftsführung auf wöchentliche Videobotschaften sowie regelmäßige Newsletter per E-Mail.

Welche Herausforderungen erlebe ich in meinem neuen Arbeitsalltag?

Weil der persönliche Kontakt fehlt, ist es wichtig, ihn durch digitale Medien trotzdem aufrechtzuerhalten. Es hat sehr gut geklappt, das Team weiterhin zu motivieren. Alle haben im Homeoffice sehr effizient gearbeitet. Das erforderte mitunter mehr Flexibilität, die wir auch zugelassen haben: Eine Mutter kümmert sich z.B.  abwechselnd mit dem Vater um die Kinder und arbeitet eben von 7-10 Uhr und von 16-19 Uhr. Neben den Belangen der Firma bzw. wirtschaftlichen Belangen ist es jetzt besonders wichtig, sich viel Zeit für die Unsicherheiten und Herausforderungen des einzelnen Mitarbeiters zu nehmen.

Wie löse ich diese Herausforderungen effizient?

Mein Arbeitstag ist durchstrukturiert und gut geplant. Unsere regelmäßigen Besprechungen haben wir komplett beibehalten, nun eben über Videokonferenzen. Das habe ich anfangs als anstrengender empfunden als zu Präsenzterminen zu reisen. Umso wichtiger ist es, auch im Homeoffice bewusst Pausen und Bewegungszeiten einzuplanen.

Wie führe ich mein Team derzeit und schaffe es gleichzeitig, mein Team und mich motiviert zu halten?

Mit viel persönlichen Telefonaten und Zeit für die Belange des Einzelnen. Ich habe gemeinsame Aktionen eingeführt, z.B. Kaffeepausen per Video und zum Ende der Woche ein Jour-Fixe „freitags 13 Uhr“, wo wir uns eine halbe Stunde Zeit nehmen für Gespräche, die sich nicht ums Tagesgeschäft drehen, sondern dem Austausch dienen, wie jeder mit den Einschränkungen durch Corona zurechtkommt.
In der Zeit des ausschließlich digitalen Kontakts ist das Feiern kleiner Erfolge besonders wichtig. Lob wird von mir noch häufiger eingesetzt.

Was nehme ich kurz-/ mittel- oder langfristig aus dieser Zeit mit?

Ich kann mich auf mein Team verlassen. Jeder trägt sein Bestes bei, um auch in einer Krise weiterhin erfolgreich zu bleiben. Wir sind menschlich enger zusammengerückt, haben über die familiären Herausforderungen geredet. Es ist kein Problem, wenn ein Kind im Hintergrund redet oder der Hund durch das Videobild flitzt. Diese menschliche Nähe möchte ich beibehalten.
Auch das Verständnis für unsere Partner und Kunden in vielen verschiedenen Ländern ist gewachsen. Nicht nur der nächste Auftrag oder die Dienstleistung zählt.

Werde ich in Zukunft vermehrt auf Videokonferenzen anstelle von Face2Face Meetings zurückgreifen?

Videokonferenzen werden bleiben. Sie waren bereits ein integraler Bestandteil der internen und externen Kommunikation. Der persönliche Kontakt ist sowohl mit Kunden als auch mit Mitarbeitern wichtig. Das wird sicherlich wieder zunehmen. Als Firma nehmen wir diese Phase, die herausfordernd ist, aber eben auch sehr gut zu bewältigen ist, zum Anlass, unsere Homeofficeregelung generell flexibler zu gestalten.

“Wir sprechen viel mehr miteinander und treffen Entscheidungen schneller als vor der Pandemie.”

Daniela Schanz,
Mitglied der Geschäftsleitung Vertrieb-Marketing-Kommunikation
axicorp Pharma GmbH

Wie hat die Coronapandemie mein Arbeitsleben verändert?

Mein gesamter Bereich wurde evaluiert. Dort, wo es möglich war, haben wir die Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt. Auch ich selbst arbeite seit fast fünf Wochen von zu Hause aus.

Meetings finden per Telefon- und Videokonferenz statt. Auch die Kollegen intern „treffen“ sich über Skype for Business oder über Jitsi. Jeden Vormittag tausche ich mich mit meinen Bereichsleitern und anschließend mit meinen Kollegen aus der Geschäftsleitung aus. So sind wir alle immer auf dem neuesten Stand und sprechen viel mehr miteinander und entscheiden Dinge schneller als vor der Pandemie.

Welche Herausforderungen erlebe ich in meinem neuen Arbeitsalltag?

Aufgrund der räumlichen Distanz ist es umso wichtiger, einen stetigen Austausch mit den Kollegen zu führen und die Stimmungen im Team abzufangen. Man hat noch stärker die Moderationsrolle inne. Positiv ist, dass wir viel mehr kommunizieren und schneller Entscheidungen treffen, weil wir täglich neue Dinge vorantreiben. Wir warten nicht auf das nächste Meeting in einer Woche, wir klären die Themen täglich.

Natürlich sind die Sorgen und Ängste der Mitarbeiter ernst zu nehmen. Dies war in den ersten Wochen enorm aufwändig. Die Unsicherheit ist unser täglicher Begleiter. Mit wöchentlichen E-Mail- und Videobotschaften von unserer Geschäftsführerin und Geschäftsleitungskollegen gelingt es uns extrem gut, alle Kollegen zu erreichen, ob im Homeoffice oder im Firmengebäude.

Alle mit der Coronapandemie verbundenen Maßnahmen in Bezug auf z.B. Hygiene, Sicherheit etc. im Unternehmen zu etablieren, stellen ebenfalls eine Herausforderung dar. Wie kommunizieren wir an unsere Mitarbeiter neue Maßnahmen? Hier haben wir uns für regelmäßige Videobotschaften durch die Geschäftsleitung und E-Mails entschieden. Um die Hygienemaßnahmen bei den Mitarbeitern zu verinnerlichen, nutzen wir eine IT-Lösung: Beim täglichen Hochfahren der Computer erscheint ein wöchentlich wechselnder Bildband, wie man z.B. richtig die Hände wäscht. Jeder Mitarbeiter hat zwei FFP 2 Masken geschenkt bekommen und intern statten wir die Kollegen mit OP Masken dort aus, wo sie nötig sind.

Wie führe ich mein Team derzeit und schaffe es gleichzeitig mein Team und mich motiviert zu halten?

  • Täglicher Austausch (Daily Call)
    Darüber hinaus spreche ich mit vielen Kollegen auch neben dem Daily Call und halte wöchentliche Jour Fixe.
  • Positive Rückmeldung und Unterstützung: Chancen sehen und auch in schwierigen Zeiten optimistisch bleiben. Mut und Zuversicht verbreiten, aber auch jeden Tag offen für die Ängste und Herausforderungen bleiben.
  • Fokus auf den Job legen und nicht müde werden zu sagen, dass wir glücklich sein können, in einer Branche arbeiten zu dürfen, die nicht von einem völligen Fullstop betroffen ist.

Was nehme ich kurz-/ mittel- oder langfristig aus dieser Zeit mit?

Den täglichen Call mit meinem Team werde ich beibehalten. So kann ich gleich morgens schon erkennen, wo die aktuellen Bedürfnisse sind.

Wir sind als Unternehmen in dieser Zeit fast papierfrei geworden. Dies lief schnell und reibungslos ab und ist folglich eine langfristige positive Veränderung. Viele Mitarbeiter sind für das Home-Office eingerichtet, dies werden wir auch in Zukunft zu nutzen wissen.

Dass axicorp als Firma ein tolles Team ist und wir es bis heute geschafft haben, unseren positiven Spirit zu behalten. Dass wir auch in schwierigen Zeiten aufeinander aufpassen und rücksichtsvoll miteinander umgehen. Dass die Mitarbeiter Vertrauen in unser Handeln und Tun haben und uns dies als Geschäftsleitung auch zurückspiegeln.

Dass man weniger Zeit für Meetings aufbringen muss und eine Distanz zu den Dingen/Emotionen guttut, weil man dann den Fokus aufs Wesentliche legt.

Werde ich in Zukunft vermehrt auf Videokonferenzen anstelle von Face2Face Meetings zurückgreifen?

Mit ganz großer Sicherheit. Dies spart Zeit und ist sehr effektiv. Aus meiner Sicht, ist dies die bevorzugte Kommunikationsplattform der Zukunft.

“Die größte Herausforderung war es, 100 Menschen vom Homeoffice aus zu führen”

Andrea Biebl,
CEO/Geschäftsführerin MW Office Gesellschaft für Marketing und Werbung mbH

Wie hat die Coronapandemie mein Arbeitsleben verändert?

Mein Job besteht normalerweise viel aus Reisen und Kundenterminen. Diese fallen nun aus, was das Arbeiten deutlich effizienter macht. Gleichzeitig geht aber auch viel an Zwischenmenschlichem verloren. Das fehlt mir aktuell, das kann auch keine Videokonferenz auffangen… Auf der anderen Seite nutzt man die digitalen Möglichkeiten viel stärker. Insofern sehe ich die Krise als riesige Chance, einen Quantensprung in der digitalen Transformation zu machen.

Welche Herausforderungen erlebe ich in meinem neuen Arbeitsalltag?

Die größte Herausforderung war es, 100 Menschen vom Homeoffice aus zu führen. Der technische Aspekt war bei uns Gott sei Dank kein Thema, da wir das Arbeiten im Netzwerk vom Homeoffice aus bereits seit zwei Jahren leben. Ich fand es eher schwierig, die Mannschaft motiviert zu halten, denn jeder steht vor einer anderen Herausforderung. Da gibt es die berufstätigen Mütter, die mit der Doppelbelastung von Kinderbetreuung/-beschulung und Job zurechtkommen müssen, aber auch Singles, die mit dem Thema Einsamkeit zu kämpfen haben. Wir haben schöne Maßnahmen bei uns installiert, die wir sicherlich auch nach Corona teilweise beibehalten werden.

Wie löse ich diese Herausforderungen effizient?

Mein Tag ist gut durchstrukturiert und geplant. Wir beginnen alle zusammen mit einer virtuellen Kaffeepause. „Halb zehn in Deutschland“ ist bei uns der morgendliche Austausch mit allen Kollegen. Danach heißt es: Videokonferenzen, Mails etc., wie bei jedem. An die vielen Videokonferenzen musste ich mich erst gewöhnen. Ich war abends oft geschaffter, als wenn ich 14 Stunden unterwegs gewesen wäre. Wichtig ist, bewusst Pausen einzulegen - aber auch nicht im Jogginganzug dazusitzen, sondern Büro- und Videokonferenztauglich zu sein. Das hilft, eine bestimmte Struktur aufrecht zu erhalten – auch wenn man allein mit sich ist und niemanden persönlich trifft.

Wie führe ich mein Team derzeit und schaffe es gleichzeitig, mein Team und mich motiviert zu halten?

Dafür hilft uns jeden Morgen die virtuelle Kaffeepause. Viele äußerten den Wunsch, dies auch nach den Corona-Beschränkungen weiterzumachen – dann vielleicht nicht mehr jeden Tag, sondern eher einmal pro Woche. So nah wie da kommt man den Kollegen aus anderen Standorten sehr selten.

Darüber hinaus haben wir unterschiedliche Aktionen gestartet:

  • Meine Geschäftsführerkollegin hat mit ihrer Tochter Geschichten vorgelesen. Ich habe virtuelle Kochkurse gegeben, an denen auch die Kinder unserer Kollegen teilnehmen konnten. Es kamen aber auch tolle Initiativen von den Kollegen: So haben wir zusammen Origami Ostereier gebastelt und Marmelade gekocht.
  • Das Netzwerk bietet virtuelle Yogakurse und unser Wochenabschluss bildet das „Sektchen am Freitag“.

Wichtig ist es meiner Meinung nach, sehr präsent zu sein und nahe bei den Menschen zu bleiben. Ich muss sagen: Hier bieten die digitalen Möglichkeiten oft sogar eine größere Nähe als die physische Präsenz.

Was nehme ich kurz-/ mittel- oder langfristig aus dieser Zeit mit?

Wie schon gesagt, viele neue digitale Möglichkeiten…

Werde ich in Zukunft vermehrt auf Videokonferenzen anstelle von Face2Face Meetings zurückgreifen?

Man wird sich in Zukunft überlegen, ob manches Meeting, für das man vier Stunden unterwegs ist, nicht auch via Video stattfinden kann. Ich denke, der Bereich der Geschäftsreisen wird sich neu formieren müssen. Videokonferenzen werden aber nicht alle persönlichen Termine ersetzen. Ich schätze, dass es zukünftig eher 50/50 sein wird.

“Virtuelle Kaffeepausen mit dem Team bringen viel gute Laune und das Gefühl, weiterhin verbunden zu sein!”

Dr. Ana Kostova,
Country Manager Germany Allergan GmbH

 

Wie hat die Coronapandemie mein Arbeitsleben verändert?

Die erste große Veränderung, vermutlich für sehr viele von uns, war, ausschließlich von zu Hause aus zu arbeiten. Am schwierigsten war es, die Entscheidung zu treffen, dass alle unsere Teams zu Hause bleiben und von dort arbeiten müssen, insbesondere, da mehr als die Hälfte unserer Mitarbeiter im Außendienst arbeitet. Ich habe einige Tage gebraucht, um den richtigen Rhythmus zwischen Homeoffice für mich und meinen Mann sowie den Heimunterricht für meine Kinder zu finden. Auf der einen Seite ist es anstrengend, ständig am Telefon oder in Skype-Meetings zu sein, auf der anderen Seite fühle ich mich aber immer noch gut mit meinem Team verbunden.

Welche Herausforderungen erlebe ich in meinem neuen Arbeitsalltag?

Mein Job war immer sehr dynamisch und jeder Tag sieht meistens komplett anders aus. Meine größte Herausforderung ist nun das Fehlen dieser Dynamik, das Treffen anderer Menschen und der direkte, persönliche Austausch mit dem Team oder den Kunden. Es ist außerdem herausfordernd, eine klare Struktur zu schaffen: Wann beginnt der Arbeitstag, wann endet er? Wann trage ich mein „Business Outfit“ und wann nicht? :-).

Wie löse ich diese Herausforderungen effizient?

Ich bin sehr beeindruckt von all der Kreativität, die wir in dieser außergewöhnlichen Zeit entwickelt haben. Virtuelle Kaffeepausen mit dem Team bringen viel gute Laune und das Gefühl, weiterhin verbunden zu sein. Ein strukturierter Tag für die Familie, der Sport und Spiele umfasst, hilft ebenfalls.

Was nehme ich kurz-/ mittel- oder langfristig aus dieser Zeit mit?

Ich hoffe, dass wir die menschliche Seite, die in den letzten Wochen zum Tragen kam, mitnehmen werden. Ein Kind oder ein Haustier während eines Skype-Meetings zu sehen, bedeutet nicht, dass wir unsere Arbeit nicht ernst nehmen. Wir werden, so glaube ich, verständnisvoller und unterstützender sein, aber auch kreativer. Ein weiterer Aspekt, den wir stärker berücksichtigen werden, ist, die Bedürfnisse unserer Kunden wirklich zu verstehen. Dies war schon immer von höchster Wichtigkeit, aber wir sind während der Corona-Zeit ganz besonders gefordert. Es kann etwas völlig anderes geben als unsere Produkte oder Dienstleistungen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt für die Kunden wichtig sind, und wir haben gelernt, dies zu respektieren und uns anzupassen, um erfolgreich zu sein.

Werde ich in Zukunft vermehrt auf Videokonferenzen anstelle von Face2Face Meetings zurückgreifen?

Video-Konferenzen sind bereits ein bedeutender Teil der Arbeit in meinem Unternehmen. Wahrscheinlich wird es noch weiter zunehmen, aber ich glaube, dass der persönliche Kontakt weiterhin eine wichtige Rolle für unseren Erfolg spielen wird.

 

Teile mit uns deine Erfahrungen, Lösungsstrategien und Erkenntnisse

Die Besten gehören nicht nur ins Netz – von den Besten lässt sich auch bestens lernen! Teile mit uns deine Erfahrungen, Lösungsstrategien und Erkenntnisse beim Führen aus dem Homeoffice. Beantworte einfach kurz folgende Fragen und sende uns deine Antworten an marleen.salihovic@healthcare-frauen.de. Auch Nicht-Mitglieder dürfen sich hier gerne beteiligen!

  • Wie hat die Coronapandemie mein Arbeitsleben verändert?
  • Welche Herausforderungen erlebe ich in meinem neuen Arbeitsalltag?
  • Wie löse ich diese Herausforderungen effizient?
  • Wie führe ich mein Team derzeit und schaffe es gleichzeitig mein Team und mich motiviert zu halten?
  • Was nehme kurz-/ mittel- oder langfristig aus dieser Zeit mit?
  • Werde ich in Zukunft vermehrt auf Videokonferenzen anstelle von Face2Face Meetings zurückgreifen?

 

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